Ventas por mayoreo: guía operativa para distribuidores

Operación de ventas por mayoreo

Modelos de venta: preventa, ruta y mostrador

A las 6:30 de la mañana, en una distribuidora de la colonia Morelos, dos preventistas ya están checando el catálogo del día: el sistema les marca a qué clientes visitar primero según la antigüedad de su último pedido. Eso es la preventa en acción: la venta se cierra antes de que el camión salga.

En mayoreo operan tres modelos puros, y casi todas las distribuidoras los combinan en distinta proporción. No existe el modelo único: lo que funciona en una zona urbana de alta densidad termina quebrando en una ruta foránea.

Preventa: toma de pedido en ruta o por teléfono, cobro parcial y entrega posterior. Reduce devoluciones porque el cliente ya pidió lo que necesita.
Ruta (venta en camión): el chofer lleva mercancía, cobra y entrega en el mismo recorrido. Funciona bien con tiendas chicas y misceláneas que no llaman a pedir.
Mostrador: el cliente llega al almacén, paga de contado y se lleva su carga. Suele ser la última parada del modelo, no la base.

La regla operativa es clara: una unidad de reparto en preventa puede cubrir entre 25 y 35 clientes por jornada. Si la fuerzas a 50, se cae la calidad del pedido y se disparan las devoluciones. Decide hoy qué porcentaje de tu venta va por cada modelo y mídelo semanalmente.

Pedidos, listas de precios y descuentos por volumen

Doña Lupita, dueña de una tienda de abarrotes, lleva 12 años comprando con la misma distribuidora. Su lista de precios cambió tres veces: cuando compró más de $8,000 MXN mensuales, le bajaron 4 puntos; al cruzar $15,000, le dieron crédito a 7 días. Esa es la negociación real de mayoreo, no la del catálogo.

Trabaja con tres listas activas y no más, porque a la cuarta se te pierde el piso:

Lista pública: precio de mostrador, sin escala.
Lista mayoreo A: descuento base del 8-12% sobre lista pública, con pedido mínimo de $3,000 MXN.
Lista mayoreo B: descuento del 15-20% para clientes con volumen mensual mayor a $10,000 MXN y antigüedad de 6 meses.

Pasos aplicables hoy:

Carga las tres listas en tu sistema o en una hoja con código de cliente.
No negocies la misma lista para dos clientes distintos en la misma semana, o pierdes piso.
Define por escrito el pedido mínimo de $2,500 MXN para que la ruta no se fraccione en entregas chicas.

Fuerza de ventas y supervisores de ruta

El jueves pasado, en una distribuidora de la zona conurbada de Guadalajara, el supervisor de ruta se dio cuenta de que tres vendedores no habían visitado a sus clientes clave en 8 días. Sacó la lista, les reprogramó la ruta y ese mismo día recuperaron $42,000 MXN en pedidos.

El problema casi nunca es el vendedor en la calle. Es la falta de alguien que revise la agenda con nombre y apellido.

La fuerza de ventas se organiza así:

Preventista: carga celular con catálogo, ruta y lista de precios. Meta mínima: $80,000 MXN diarios por vendedor.
Chofer-repartidor: solo entrega y cobra, no reabastece de más.
Supervisor de ruta: 1 por cada 6-8 vendedores. Visita físicamente al menos 3 clientes por semana para revisar la calidad del servicio.

Regla operativa: el supervisor debe revisar el plan de visita vs. visita efectiva cada viernes antes de las 14:00 hrs. Lo que no se mide el viernes, no se corrige el lunes.

Rutas de reparto y logística de distribución

Diseño y optimización de rutas de reparto

En pleno cierre de la central de abasto, un coordinador de logística en Iztapalapa acomodaba 14 rutas en un pizarrón con calaveritas de colores. La del martes era la más cara: 92 km para 18 clientes. La reagrupó por colonia y bajó a 64 km.

Ese es el día a día de la optimización de rutas de distribución: kilómetro que no recorres, margen que sí te quedas.

Para diseñar una ruta de distribución que no se coma la utilidad:

Agrupa por zona postal, no por orden de antigüedad del cliente.
Capacidad de la unidad: 1.5 toneladas rinde para 12-14 clientes máximo en zona urbana; más de eso, se duplican las entregas al día siguiente.
Hora de cierre: el último cliente debe estar recibiendo su pedido antes de las 16:00 hrs si quieres volver al almacén antes de las 19:00.

Acción concreta: corre una vez al mes las distancias de tus rutas en Google Maps o Waze para empresas. Si una ruta pasa de 80 km urbanos, divídela.

Frecuencia, secuencia y capacidad de unidades

Una distribuidora de abarrotes en Querétaro perdió dos clientes tiendita porque el camión pasaba cada 10 días y ellos necesitaban producto cada martes. Subió la frecuencia a dos veces por semana y recuperó el 70% del ticket perdido.

La frecuencia manda. Un cliente sin producto no espera al próximo camión: se va con la competencia.

Reglas operativas por tipo de cliente:

Misceláneas y tiendas chicas: ruta 2 veces a la semana, mismo día y misma hora.
Restaurantes y fondas: 3 veces por semana temprana (6:00 a 9:00 hrs).
Clientes foráneos: una vez por semana o cada 10 días, con pedidos mínimos de $5,000 MXN.

La secuencia debe respetar la hora de apertura del cliente y la zona de tráfico pesado. En la Ciudad de México, salir a las 8:00 de la mañana es perder la mañana en Constituyentes o Insurgentes Sur. Repliega tus rutas críticas a las 7:30 hrs.

Devoluciones, faltantes y evidencia de entrega

El chofer del martes llegó a la tiendita de Don Rutilio con 8 cajas de refresco. El cliente dijo que pedía 10. La remisión decía 10. El chofer no tomó foto y la pérdida se la comió la distribuidora. Esto pasa todos los días, en todas las rutas, mientras no haya una política firme.

La política de evidencia de entrega debe incluir:

Foto de la remisión firmada al momento de la entrega (en el celular del chofer).
Foto del producto descargado antes de irse.
Faltante: se anota en la remisión con iniciales del chofer y del cliente. Sin anotación, no hay derecho a reclamo posterior.
Devolución: se levanta una nota de devolución con folio y se carga al inventario en menos de 24 horas.

Regla del 2%: si tus devoluciones superan el 2% de las ventas mensuales, hay un problema de preventa o de revisión de inventario, no de transporte.

Gestión de clientes y políticas de crédito

Cartera de clientes, segmentación y morosidad

En una distribuidora de la colonia Doctores, la dueña tenía 240 clientes activos. El 30% le debía, y el 8% le debía más de 60 días. Eso le estaba secando la caja. Decidió segmentar y en 4 meses recuperó $380,000 MXN.

Cuando segmentas, dejas de cobrar a todos igual y empiezas a cobrarle más fuerte a quien más te debe.

Segmenta tu cartera en tres grupos:

Contado: 60-70% de los clientes. Sin crédito, sin complicaciones.
Crédito corto (7-15 días): 20-30% de los clientes, con límite máximo de $15,000 MXN.
Crédito mayor (30-45 días): máximo 10% de la cartera, con autorización escrita del dueño o director.

Morosidad tolerable: hasta 15% de la cartera vencida. Si pasa de eso, congela el crédito a clientes morosos y aplica una tasa de interés del 3% mensual sobre saldo vencido. Ese interés debe estar escrito en el contrato y firmado por el cliente, no negociado a la hora del cobro.

Límites de crédito, cobranza y antigüedad de saldos

Doña Meche, dueña de un minisuper en Ecatepec, tiene un límite de $12,000 MXN a 14 días. Si pasa de los 14 días, el sistema no le deja facturar otro pedido. Esta regla dura es la que mantiene sana la cobranza de la distribuidora.

La automatización aquí no es lujo, es supervisión pura: el sistema bloquea antes de que tengas que ir a cobrar a la tienda.

Maneja la antigüedad de saldos desde el estado de cuenta mensual, no desde la memoria:

0-15 días: normal.
16-30 días: llamada de recordatorio.
31-60 días: suspensión de crédito y cobranza extrajudicial.
61+ días: demanda mercantil o descuento vía factoraje.

La cobranza se hace martes y jueves por la mañana, antes de que el cliente se quede sin producto. Esperar a viernes es esperar a que el cliente justifique el dinero del fin de semana.

Evaluación de riesgo y buró para mayoristas

Antes de abrir cualquier línea de crédito a clientes, hay que correr Buró de Crédito y validar la CIF (Constancia de Situación Fiscal) del cliente. Esto le toma 10 minutos al área de crédito y ahorra dolores de cabeza de seis meses.

Criterios mínimos para aprobar crédito:

Antigüedad del negocio: mínimo 1 año operando.
Referencias comerciales: 2 proveedores anteriores que respondan.
Monto de crédito inicial: no más de $8,000 MXN los primeros 3 meses.
Aumento de línea: revisión cada 6 meses con estado de cuenta bancario.

Acción concreta: quien sea el responsable de crédito debe tener una plantilla de evaluación de riesgo y no autorizar líneas sin esa plantilla llena. Imprime la plantilla y tenla en la oficina, no en la cabeza.

Facturación, remisiones y comprobantes fiscales

Remisión vs factura: cuándo emitir cada una

A las 9 de la noche en la zona de almacenes de Tlalnepantla, el área de facturación estaba detenida: el sistema no dejaba timbrar CFDI porque el cliente no había confirmado sus datos fiscales. El auxiliar tuvo que sacar la remisión de venta como comprobante provisional.

La confusión cuesta horas extra. Separa bien para que tu equipo no se atore al cierre del día.

Diferencia operativa:

Remisión de venta: comprobante interno que ampara la entrega de mercancía. No tiene valor fiscal para el cliente, pero sí para tu control de inventario.
Factura CFDI: la única con valor fiscal. Se timbra ante el SAT y debe entregarse al cliente dentro de las 24 horas siguientes a la entrega.

Regla: en cada entrega sale una remisión firmada, y la factura CFDI se genera al cierre del día natural. Si el cliente pide factura inmediata, se cobra un 3% adicional por el servicio express.

CFDI, complementos y datos fiscales del cliente

Una distribuidora de la zona metropolitana de Monterrey timbró 1,300 CFDI en un trimestre y tuvo 47 rechazados por datos incorrectos del receptor. El problema era la misma caída: no pedían la CIF actualizada al cliente.

El rechazo del SAT se corrige con información que debiste pedir antes de la primera venta. No después.

Datos obligatorios antes de timbrar un CFDI:

RFC del cliente (13 caracteres para morales, 12 para físicas).
Razón social tal cual aparece en la CIF.
Código postal fiscal (a veces distinto al de la sucursal).
Régimen fiscal del receptor para el complemento correcto (CFDI 4.0).

Acción: pide la CIF al momento de abrir la línea de crédito y consérvala escaneada en el expediente del cliente. Se acabó el timbrar a "Público en General" cuando el cliente sí tiene facturación.

Notas de crédito, devoluciones y cancelaciones

Cuando un cliente devuelve mercancía, hay tres caminos fiscales, y solo uno sirve para bajar el IVA pagado. Elige bien o te quedas con el impuesto cobrado dos veces.

Nota de crédito CFDI: corrige la factura original. Sirve para devolución total o parcial.
Cancelación de CFDI: solo si la factura original tiene menos de 30 días y el cliente está de acuerdo.
Nota de venta interna: para movimientos de inventario cuando no afectan factura (traspasos, ajustes).

Para que una devolución baje de tus inventarios y de tus cuentas por cobrar, el mismo día se debe:

Levantar la nota de crédito con el mismo folio del CFDI original.
Reingresar la mercancía al almacén con conteo físico.
Cancelar el saldo del cliente si la devolución es a cuenta de la factura.

Control de inventarios a gran escala

Almacenes, racks y rotación ABC

El dueño de una distribuidora en la zona industrial de Puebla estaba parado frente a una estantería de 12 metros: las cajas del producto de alta rotación (aceite, refresco, galletas) estaban hasta abajo, y las de baja rotación hasta arriba. El surtidor tardaba 3 veces más de lo normal.

La rotación ABC no es teoría de libro: es decidir qué agarra primero la mano del que camina por el pasillo.

Reorganización con rotación ABC:

Productos A (80% de las ventas): 20% del catálogo. Acceso al nivel del surtidor, salida directa a zona de despacho.
Productos B (15% de las ventas): 30% del catálogo. Segundo nivel de racks.
Productos C (5% de las ventas): 50% del catálogo. Fondo del almacén, revisión trimestral.

Una vez al mes hay que recorrer los racks y empujar al frente lo que tiene más tiempo. Mover el producto viejo al frente es la operación más barata que existe en un almacén. Asigna a un recamarista de tiempo completo, no que "cuando se pueda".

Conteo cíclico, mermas y caducidades

En una distribuidora de la zona norte de la Ciudad de México, el dueño descubrió que el 4% de su inventario se le iba en mermas no documentadas. Empezó conteos cíclicos semanales y bajó al 1.8% en tres meses.

La merma no documentada es robo, error o caducidad acumulada. Cualquiera de las tres se controla contando, no confiando.

Reglas operativas de conteo cíclico y merma:

Conteo diario: productos A, 5-8 SKUs por día.
Conteo semanal: productos B, archivo por ubicación.
Conteo mensual: productos C, conteo total por pasillo.
Regla del 5% de merma: cualquier SKU que supere el 5% de merma en el mes se revisa línea por línea.

Caducidades: ningún producto en almacén debe rebasar el 30% de su vida útil antes de salir. Si lo hace, se canaliza a venta a precio de remate o se regresa con proveedor. La fecha de caducidad se revisa el mismo día que entra la mercancía, no una vez que ya está en rack.

Trazabilidad por lote y serie

En productos de alto valor (medicamentos, garrafones de agua, fertilizantes, productos químicos) la trazabilidad por lote y serie es obligatoria por ley y por PROFECO. Una distribuidora de la zona bajío dejó de rastrear lotes y le llegaron a reclamarle un lote contaminado tres años después. Pagó multa y daño de marca.

Lo que no se captura al recibir, no se puede rastrear al vender. Y lo que no se rastrea, se paga tarde o temprano.

Lo que necesita cada producto en sistema:

Número de lote del proveedor.
Fecha de caducidad o vida útil estimada.
Factura de entrada vinculada al SKU.
Salida por lote en cada remisión de venta.

Acción: asigna a una sola persona la responsabilidad de capturar lotes al recibir. Sin captura, no hay descarga de la unidad del proveedor. Imprime el procedimiento y pégalo en la puerta del andén.

KPIs clave para mayoristas

Margen bruto, rotación de cartera e inventario

El director comercial de una distribuidora del centro del país revisa siete números todos los lunes: margen bruto, días de cartera, rotación de inventario, venta por ruta, visita efectiva, ticket promedio y tasa de cobranza. Ese ritual es lo que separa a las distribuidoras que sobreviven de las que cierran.

Sin ritual de lunes, los números se vuelven opinión y la opinión se vuelve excusa.

Los tres básicos:

Margen bruto: (Ventas - Costo de lo vendido) / Ventas. Rango sano para mayorista: 15-22%. Menos de 12%, estás trabajando para el proveedor.
Rotación de cartera: Días promedio de cobro. Meta: 30-45 días. Más de 60, la caja se ahoga.
Rotación de inventario: Ventas acumuladas / Inventario promedio. Meta: 4-6 veces por año. Menos de 3, tienes dinero congelado en bodega.

Pega estos tres indicadores en una sola hoja, visible para dirección y supervisores. Si no los puedes imprimir y ver a simple vista, no los estás midiendo.

Ticket promedio, visita efectiva y venta por ruta

En una junta de cierre de mes, el gerente de ventas de una distribuidora de la zona conurbada del Valle de México presentó tres cifras: ticket promedio de $4,200 MXN, visita efectiva de 71%, venta por ruta de $360,000 MXN. Los números eran estables desde hacía 6 meses, y el dueño le pidió subirlos.

Estabilidad no es meta. Es diagnóstico de que algo ya no crece.

Fórmula de cobro para vendedores:

Ticket promedio objetivo: aumenta 8% cada trimestre vía paquetes y combos.
Visita efectiva: visitas con pedido cobrado / visitas programadas. Meta: 75-80%.
Venta por ruta: suma de preventa más mostrador. Comparar ruta contra ruta y premiar al 1° y al 2° con bono del 1% de la venta mensual.

Regla de oro: si la venta por ruta de tu mejor vendedor es 2.5 veces mayor que la del peor, tienes un problema de capacitación, no de mercado. El vendedor top debe entrenar al vendedor de abajo una vez por semana, en ruta, no en salón.

¿Te quedó con tarea pendiente para tu distribuidora? Empieza por levantar hoy mismo tu lista de precios con descuentos por volumen y tu política de evidencia de entrega. Esos dos ajustes solos te van a mover el margen en 30 días.

Herramientas recomendadas

Para facturación electrónica (CFDI 4.0), ERP, nómina o contabilidad, Timbra (timbra.com.mx) ofrece un catálogo integral. Si buscas timbrado masivo, contabilidad en línea o un visor fiscal para tu tienda, revisa sus servicios.