Crédito y cobranza en distribuidoras: plazos y scoring de morosos

Doña Carmen lleva 18 años surtiendo abarrotes y dulces a tienditas del barrio. Un día le pide fiado un cliente que siempre paga a los 60 días pero ahora se está atrasando. ¿Cómo decide cuánto fiarle y a quién cobrarle primero?

Esta guía es para distribuidores como ella: dueñas y dueños que fían a sus clientes, cargan con la cartera encima y necesitan reglas claras para no perder lo ganado.

Fundamentos de la política de crédito en distribuidoras

Una distribuidora de la zona metropolitana de Guadalajara vendía sin política escrita: cada vendedor fiaba a su criterio. Tres años después, tenía 35% de la cartera vencida distribuidora y cajas de producto varado en bodegas de clientes morosos. Le tomó 8 meses recuperar el control.

Qué es una política de crédito y por qué es crítica en mayoreo

La política de crédito distribuidora es el documento que define quién compra a plazo, cuánto, en qué condiciones y cómo se cobra. Sin ella, la decisión depende del estado de ánimo del dueño o del vendedor que llevó al cliente.

En mayoreo el riesgo se acumula rápido. Una sola cuenta puede deber 6 o 7 cifras y dejar la operación sin flujo para surtir el siguiente pedido desde la central de abasto.

Componentes del documento de política interna

Una política de crédito distribuidora útil contiene al menos estos puntos:

Objetivo y alcance (a quiénes aplica, a quiénes excluye)
Plazos de pago mayorista y montos máximos por tipo de cliente
Criterios de evaluación crediticia de clientes y scoring
Procedimiento de gestión de cobranza preventiva
Escalamiento de la mora y facultades del comité de crédito
Tabla de sanciones por incumplimiento

Regla operativa: imprime la política, fórrala y cuélgala junto al mostrador. Si el vendedor no la conoce, no la va a aplicar.

Niveles de aprobación y autoridad de crédito

Define cuánto puede aprobar cada nivel sin pasar al comité:

Vendedor $5,000 MXN 15 días De forma automática Gerente de ventas $30,000 MXN 30 días Con scoring aprobado Comité de crédito $200,000 MXN 60 días Sesión semanal Dirección general Sin tope 90 días Caso por caso

Plazos, montos y líneas de crédito por tipo de cliente

En una distribuidora de la colonia Roma, el dueño le otorga a la tiendita "Lupita" 30 días y $8,000 de línea, mientras que al minisúper "El Sol" le da 45 días y $25,000. La diferencia está en el comportamiento, no en el cariño.

Tipos de plazos: contado, 15, 30, 60 y 90 días

Los plazos de pago mayorista más usados en México son:

Contado: pago al recibir mercancía. Descuento de 3 a 5%.
15 días: para clientes nuevos con línea baja.
30 días: estándar para tienda y miscelánea con buen historial.
60 días: para autoservicios medianos y restaurantes con volumen.
90 días: solo con aval y para clientes con más de 24 meses sin mora.

Límites de línea según antigüedad y volumen

La línea de crédito mayoreo arranca baja y crece con evidencia:

Mes 1-3: línea de 1.5 veces el ticket promedio mensual
Mes 4-12: 2.5 veces el ticket promedio
Mes 13+: hasta 4 veces, sujeto a scoring de clientes mayoristas

Ajustes por temporada y comportamiento de pago

En diciembre la línea puede subir 20% por el incremento de ventas, pero debe regresar a su base en enero.

Si el cliente paga consistentemente antes del día 25, sube de nivel; si paga después del día 45, baja de nivel.

Regla operativa: revisa las líneas cada trimestre y documenta los cambios en el expediente del cliente.

Evaluación inicial del solicitante de crédito

Una distribuidora en el mercado de Jamaica recibió una solicitud de la taquería "Doña Mary": quiere abrir cuenta a 30 días. El gerente llena la solicitud, pero olvida pedir el comprobante de domicilio. Dos meses después el cliente se muda sin dejar rastro. Lección: no abras línea sin papeles.

Documentación para apertura de cuenta de crédito

La evaluación crediticia de clientes arranca con esta lista:

Identificación oficial vigente (INE/IFE o pasaporte)
Comprobante de domicilio no mayor a 3 meses
Alta en Hacienda (RFC) y constancia de situación fiscal
Acta constitutiva (personas morales)
Estados de cuenta bancarios de los últimos 3 meses
Carta de solicitud de crédito con datos del aval

Referencias comerciales y visita al punto de venta

Antes de aprobar, visita el local.

Verifica:

Inventario físico razonable vs. lo que dice comprar
Estado del local y tiempo operando
Opinión de vecinos y proveedores de la zona

Pide 2 referencias comerciales y llámalas. Si nadie contesta o todas son familiares, es bandera roja.

Consulta a buró e historial del solicitante

Pide el reporte de Buró de Crédito del solicitante y del aval. Lo que importa:

Score menor a 600 = rechazado automático
Deudas vigentes mayores a 40% de sus ingresos = rechazado
2 o más atrasos severos en 12 meses = rechazado o restringido

Regla operativa: "sin buró, sin crédito". No negocies este paso ni por clientes referidos por socios.

Scoring crediticio: variables y ponderación

En una distribuidora del centro de Monterrey, el dueño ya no quiere adivinar. Asigna puntos a cada variable y solo aprueba a quienes pasan de 70/100. Resultado: la morosidad bajó de 28% a 12% en seis meses.

Variables: antigüedad, frecuencia, puntualidad y monto

El scoring de clientes mayoristas se calcula con 4 variables duras:

Antigüedad (tiempo como cliente activo)
Frecuencia (número de pedidos en los últimos 6 meses)
Puntualidad (días promedio de atraso en pagos)
Monto (volumen facturado en los últimos 12 meses)

Ponderación y puntaje mínimo aprobatorio

Antigüedad 20% 0 a 20 Frecuencia 25% 0 a 25 Puntualidad 35% 0 a 35 Monto 20% 0 a 20 Total 100% 0 a 100

Puntaje mínimo aprobatorio: 70. Entre 50 y 69, línea restringida. Menor a 50, sin crédito.

Frecuencia y automatización del recálculo

Recalcula el scoring de clientes mayoristas cada 30 días o cada vez que el cliente paga una factura atrasada.

Una hoja de cálculo basta para arrancar. Cuando tengas más de 80 clientes, pasa a un sistema con recálculo automático.

Regla operativa: ningún cliente debe mantener su línea si baja de 60 puntos en el recálculo.

Recalificación y señales de alerta temprana

Una distribuidora de productos de limpieza en Puebla tenía un cliente con 8 años sin atrasos. De pronto empezó a pagar a los 40 días. Nadie lo notó porque "siempre había sido bueno". Tres meses después cerró el negocio y dejó $90,000 MXN sin pagar.

Indicadores de alerta de morosidad incipiente

Las señales que encienden la alerta sobre clientes morosos cobranza:

Pago dos ciclos consecutivos fuera del plazo estándar
Reducción del 30% o más en el monto de sus pedidos
Cambio repentino de domicilio fiscal sin aviso
Visitas del dueño o de su contador al buró de crédito en los últimos 30 días
Solicitud urgente de aumento de línea sin justificación

Reglas automáticas de suspensión de crédito

Programa tu sistema o tu hoja para que, cuando se cumpla cualquiera de las siguientes, el crédito se suspenda automáticamente:

2 facturas vencidas con más de 15 días
1 factura vencida con más de 30 días
Scoring por debajo de 60 puntos
Disputa abierta sobre la calidad de la mercancía

Plan de recuperación para clientes en observación

Cuando un cliente entra en observación:

Notifica por escrito que su línea entra en revisión.
Restringe nuevos embarques hasta que se ponga al corriente.
Ofrece convenio de pago si el atraso es menor a 30 días.
Revisa la cuenta cada 15 días con el comité.

Regla operativa: "dos ciclos malos, línea congelada". No negocies este piso ni con clientes antiguos.

Proceso de cobranza preventiva y gestión de cartera

Una distribuidora de materiales para construcción en León, Guanajuato, tenía un departamento de cobranza que solo reaccionaba cuando la factura ya tenía 45 días. Cambiaron el enfoque: ahora llaman al cliente 3 días antes del vencimiento. La gestión de cobranza preventiva redujo la cartera vencida distribuidora de 22% a 9% en cuatro meses.

Recordatorios previos al vencimiento

Agenda estas acciones de manera automática:

7 días antes: envía estado de cuenta por correo o WhatsApp.
3 días antes: llamada de cortesía para confirmar fecha de pago.
Día del vencimiento: recordatorio por SMS.
5 días después: primera llamada de cobranza formal.

Llamadas, visitas y negociación de pagos

La llamada la hace el gestor de cobranza, no el vendedor. El vendedor tiende a "perdonar" para no perder comisión.

En la visita, lleva siempre:

Estado de cuenta firmado
Copia de las facturas pendientes
Calendario de pagos propuesto

Escalamiento: gestores internos y externos

1 a 30 Llamadas y WhatsApp Gestor interno 31 a 60 Visita al local + carta de aviso Supervisor de cobranza 61 a 90 Gestor externo o abogado Comité de crédito 91+ Cartera castigada Dirección + área legal

Regla operativa: "cobranza empieza el día que entregas mercancía, no cuando vence la factura". Capacita a tu equipo con esta frase.

Manejo de cartera vencida y reestructura de deuda

En una distribuidora de la central de abasto de Iztapalapa, un cliente de 12 años dejó de pagar porque su negocio se contrajo por la competencia. En vez de romper la relación, le ofrecieron una reestructura de deuda comercial: $18,000 MXN en 6 pagos semanales. Cobraron $16,500 MXN en 60 días. Mejor que litigar y perder todo.

Convenios de pago parcial y reestructura

La reestructura de deuda comercial aplica cuando:

El atraso es menor a 90 días
El cliente reconoce la deuda por escrito
Ofrece al menos 40% de enganche
El plan no excede los 6 meses

Intereses moratorios y gastos de cobranza

Cobra intereses moratorios desde el día 1 del vencimiento. Tasa típica: 3% mensual sobre saldo insoluto. Suma también gastos de cobranza (5% del monto vencido) para cubrir llamadas y visitas.

Cobranza extrajudicial, judicial y castigo contable

Extrajudicial Día 1 a 90 5-10% del monto 60 a 80% Judicial Día 91 a 180 20-30% del monto 40 a 60% Castigo contable Más de 180 días Deducción fiscal ante el SAT 0 a 10%

Regla operativa: todo convenio de reestructura se firma con aval solidario y al menos 40% de enganche antes de continuar surtiendo.

KPIs y métricas del área de crédito

Una distribuidora en Tijuana quiso saber cómo estaba su cartera. Tomó 30 minutos para sacar sus números y descubrió que su DSO estaba en 68 días, casi el doble del sector.

Sin métricas, no hay forma de saber si el problema es cobranza, ventas o políticas mal calibradas.

DSO, índice de morosidad y rotación de cartera

Los indicadores DSO cobranza mínimos que todo distribuidor debe monitorear:

DSO (Cartera / Ventas) × Días del periodo ≤ 45 días Revisar plazos y gestión Índice de morosidad (Cartera vencida / Cartera total) × 100 ≤ 10% Llamar y reestructurar Rotación de cartera Ventas / Cartera promedio ≥ 8 veces al año Subir línea solo con scoring alto Eficiencia de cobranza Cobrado del periodo / Facturado ≥ 85% Fortalecer preventivos

Reporte mensual del comité de crédito

Cada mes, el comité revisa:

Cartera total y vencida por cliente y por zona
Top 10 clientes con mayor atraso
Clientes nuevos abiertos en el mes
Convenios firmados y reestructuras
Castigos contables aplicados

Mejora continua y benchmark del sector

Compara tus números con el promedio del giro mayorista en México:

DSO mayoreo México: 38 a 50 días
Morosidad aceptable: 5 a 12%
Rotación mínima: 6 veces al año

Si estás fuera de estos rangos, hay que ajustar política, no solo cobrar más fuerte. PROFECO y la ANTAD suelen publicar benchmarks útiles al inicio de cada año.

Regla operativa: "reporte mensual, decisiones trimestrales, política revisada cada año". Si no mides, no mejoras.